檔案整理，是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

公司檔案整理人員須經過省檔案局專業培訓，并且在整理項目中有實踐經驗，經公司考核后方可從事檔案整理項目，目前公司已擁有一批專業的檔案整理團隊，能夠整理文書檔案、基建檔案、會計檔案、聲像實物檔案及干部人事檔案，并且有五十多個成功案例。

1、檔案整理的相關標準

　　(1).文書檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發布的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》。

　　(2).以“件”為單位文書檔案整理的依據是國家檔案局2006年12月發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

　　(3).科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　(4).會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　(5).干部人事檔案整理的最新標準中共中央組織部《關于做好文件改版及干部人事檔案的有關工作的通知》(組通字【2012】28號)

2、檔案整理質量要求

　　(1).組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

　　(2).齊全完整：歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位，注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;

　　(3).有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

　　(4).分類科學:全宗內檔案整理采用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　(5).正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文件材料按不同的保管期限分開。

3、外形要求

　　(1).采用由檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料，各單位的業務檔案盒需要特制的必須經集團檔案館人員認可、共同設計，以有利于檔案的保管和保護，避免日后返工重做。

　　(2). 購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂“案卷” 的手槍式電鉆、用于裝“件”的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等，用于起訂書針的起訂機、裝卷時用于固定檔案不動的夾子(4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水等。

　　(3).填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆(上黑色墨水)按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

　　(4).案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。

　　(5).在裝訂前,已破損的文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整，復制要在保持原貌的前提下進行。

　　(6).必須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對于裝訂成冊不便拆封的書籍，刊物等，金屬物已嚴密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

　　(7).裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

　　(8).對大于A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、折痕處應盡量位于字跡之外。

　　(9).對于小于A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。

　　(10).以“件”和以“卷”整理檔案的具體裝訂，裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊;采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。