檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。

　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政務網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　　檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原始信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設及社會主義精神文明建設服務。

　　目前我公司正日益完善數字化加工技術，采用科學有效的管理體系、引進先進的加工設備等一系列的舉措，提高工作效率，保證質量。同時高度重視保密工作，參加了陜西省國家保密局相關保密教育，定期聯系保密局專家進行保密指導，對于加工設備、加工場地、加工人員及數據提交嚴格執行《中華人民共和國保守國家秘密法》及《國家檔案局關于切實加強檔案數字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》(檔函【2012】103號)的有關規定，對所有數字化加工員工都經過當地公安局備案，并出具無犯罪紀律證明，并經過系統的涉密工作培訓，簽署保密協議，目前具有檔案整理及加工上崗資格證的員工人數70余人。

       1、提高經濟效益

　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　2、提高辦公效率

　　數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　3、檔案利用最大化

　　檔案數字化后，檔案不再受“孤本”“時間”利用的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享，影像文件通過局域網、廣域網進行異地傳輸，利用者可以隨時使用自己需要的文件，擴大了檔案的利用空間和利用范圍。

　　4、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。減少了紙質檔案的利用頻率，無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　5、檔案數字化加工要求

　　目錄建庫

　　1).按照《檔案著錄規則》(DA/T18-1999)以及《陜西省文書檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則的暫行規定》和1999年陜西省檔案局頒發的《陜西省文書檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則的暫行規定》的補充說明的函的要求進行數據著錄。

　　2).數據著錄完全按照指定的著錄字段內容著錄到用戶現有的軟件系統，無漏錄、重錄、錯錄現象，經校對后準確率達到99%

　　3).如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，須經用戶檔案人員認可進行修改。

　　檔案掃描數字化加工

　　1).圖像掃描與原圖一致，無歪斜、漏掃、重掃、無文件不完整現象，圖像清晰、圖像掃描精度控制合理，去污、裁邊等技術處理達到預定要求，不影響圖像利用效果的合格率在99%。

　　2).圖象格式為TIFF(G4) 壓縮格式或JPG格式、黑白圖象(300dpi清晰為準)、圖像大小控制在100K之內;紅頭文件及帶有彩色印章的文件采用200dpi 真彩色掃描。

　　3).數碼相機拍攝精度應達到800萬以上像素，拍攝物的影像要充滿取景框。

　　4).掃描圖像處理后應達到頁面在1：1的狀態下，肉眼無可見黑點，無邊框，彩色掃描應保持原始顏色，色階調整應遵守保持字跡清晰，不影響打印效果，傾斜角度不大于正負0.3度，按掃描頁的大小統一將幅面分成A4,A3兩種頁面，A4頁面大小為(21*29.7CM)，A3幅面大小為(29.7*42CM)，頁面小于A4按A4制作，大于A3保持原始大小。存在照片或彩色插圖的在調整圖像色階時應將圖像反選，保持圖像的原始性。

　　5).為保證數據安全，數據需備兩份，掃描加工后的電子文件上傳服務器一份，另外提交硬盤存儲或光盤存儲做備份之用。

　　檔案拆裝

　　1).檔案拆裝要求盡可能保持檔案原貌，確保檔案安全完整、不能丟頁、少頁。

　　2).檔案裝訂人員須從事過裝訂工作的有經驗的工作人員。

　　基本環節

　　紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

　　6、檔案掃描

　　1).根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2).紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

　　3).掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　4).頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案.可采用黑白二值模式進行掃描。

　　5).頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

　　6).頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。

　　7).掃描分辨率參數大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。

　　8).采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

　　9).需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。

　　10).掃描登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　7、圖像處理

　　圖像數據質量檢查

　　1).對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發現 不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　2).由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　3).發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　4).發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　5).認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。

　　6).對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　　7).對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　　8).對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　　9).裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節省存儲空間。

　　8、數據掛接

　　1).匯總掛接：檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

　　2).數據關聯：以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　3).交接登記：認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。

　　9、數據驗收

　　1).數據抽檢：以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。

　　2).驗收指標：目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。

　　3).一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上(含95%)時，予以驗收“通過”。 合格率=抽檢合格的文件數/抽檢文件總數x100%

　　4).驗收審核：驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。

　　5).驗收登記：認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

　　10、數據備份

　　1).備份范圍：經驗收合格的完整數據應及時進行備份。

　　2).備份方式：為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

　　3).數據檢驗：備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

　　4).備份標簽：數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

　　5).備份登記:填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。